Un recente provvedimento del Garante Privacy conferma l’operatività della regola della minimizzazione dell’informazione, la quale deve essere limitata a quanto strettamente necessario con riferimento allo svolgimento di lavoro.
Nel caso di specie, tramite un reclamo sindacale, alcuni lavoratori del settore trasporto lamentavano che l’azienda avesse reso conoscibili a tutto il personale le ragioni delle assenze, riportate nei turni affissi nei depositi e inviati via e-mail, rendendo così accessibili informazioni idonee a rivelare lo stato di salute o l’appartenenza sindacale dei colleghi.
Secondo la società, l’uso di sigle garantiva trasparenza e preveniva conflitti tra i lavoratori chiamati a sostituire i colleghi assenti, richiamando la norma che impone alle imprese di trasporto di affiggere i turni di servizio.
Il garante, nel corso del procedimento, afferma che il datore di lavoro non può diffondere, neppure in forma di sigle o abbreviazioni, i motivi delle assenze dei dipendenti tramite bacheche aziendali o comunicazioni interne, in quanto queste comunicazioni violano il diritto alla riservatezza dei lavoratori.
Ritenendo illecita la prassi aziendale, ha predisposto che la stessa sostituisca le sigle cona la lettera “A” che indica – in modo generalizzato – l’assenza.
La normativa consente al datore di trattare dati particolari – come quelli relativi a salute o sindacato – solo se necessario per adempiere a obblighi di legge o contrattuali. Tuttavia, nel caso esaminato, l’indicazione delle cause dell’assenza non era indispensabile alla gestione della turnazione.
Inoltre, il richiamo all’articolo 10 della legge 138/1958 non è stato ritenuto idoneo a fondare la liceità del trattamento, poiché la disposizione si limita a prevedere l’affissione dei turni di servizio, senza autorizzare la divulgazione dei motivi di assenza. Ne consegue che i colleghi non possono essere considerati soggetti legittimati ad accedere a dati di natura sanitaria o sindacale, che devono rimanere riservati a chi è autorizzato al trattamento.
In precedenza, con altri provvedimenti del Garante (n. 341/2014 e n. 105/2020), era già stato affermato che i lavoratori non sono legittimati a conoscere i dettagli delle assenze dei colleghi, proprio perché si tratta di dati eccedenti e sensibili. Le linee guida del 2007 sul trattamento dei dati dei dipendenti in ambito pubblico sono state ribadite come parametro interpretativo valido anche per i datori di lavoro privati.
