Con la circolare n° 20 del 21.08.2008 il Ministero del Lavoro ha dato i primi chiarimenti interpretativi sulla gestione del libro unico del lavoro. A decorrere dal 18.08.2008 sono stati soppressi il libro matricola, il libro paga ed il registro lavoratori mobili per le imprese di trasporto. Ovviamente per quanto riguarda il libro paga (cedolini e libro presenze) gli stessi rimangono in vigore fino al passaggio al libro unico, che dovrà avvenire entro il 31.12.2008. Invece il libro matricola ed il registro lavoratori mobili sono già fin d’ora abrogati. Si ritiene comunque, in via prudenziale, di continuare ad aggiornare gli stessi fino a fine anno, per completare il passaggio dal vecchio sistema a quello nuovo.
Sul libro unico troveranno posto tutti i lavoratori: subordinati, parasubordinati e associati in partecipazione. Non verranno invece più registrati i collaboratori e i coadiutori familiari, i coadiuvanti delle imprese commerciali, i soci lavoratori di attività commerciale o di impresa in forma societaria.
Come già detto, il libro unico dovrà essere tenuto o su fogli mobili a ciclo continuo, a mezzo stampa laser o su supporti magnetici. Scompare quindi la possibilità di gestione manuale degli obblighi riguardanti il personale, cosa peraltro pressoché ormai inesistente.
Sotto il profilo sanzionatorio, va in pensione la maxi-sanzione inserita con la finanziaria per il 2007 e viene invece inserito un regime sanzionatorio più mite, visto il diverso compito che il libro unico deve espletare rispetto ai vecchi libro matricola e paga. Tutto questo grazie alla comunicazione preventiva di assunzione del lavoratore, che va quindi a svuotare di significato il libro matricola come prova di una corretta instaurazione del rapporto di lavoro. Ora il libro unico è solo lo strumento attraverso cui l’organo di vigilanza potrà verificare una corretta gestione del rapporto di lavoro ed una corretta remunerazione del lavoratore.
Il luogo di tenuta è la sede legale dell’impresa o a scelta lo studio del consulente del lavoro. Scompare l’obbligo di istituire copie conformi da tenere sui vari luoghi di lavoro e cantieri mobili.
Un nuovo obbligo invece sarà quello di far comparire sul libro unico del lavoro dell’utilizzatore anche i lavoratori somministrati. Saranno necessari solo i dati identificativi del lavoratore, mentre invece i dati retributivi e le presenze andranno annotati sul libro unico del somministratore.
Con l’introduzione del nuovo sistema viene inserita la data del 16 del mese come spartiacque: infatti in caso di accesso in azienda da parte dell’organo ispettivo prima di tale data potrà essere richiesta l’esibizione del libro unico fino a due mesi precedenti. In caso di accesso successivo, l’organo ispettivo potrà richiedere l’esibizione del libro unico aggiornato fino al mese precedente.
La stessa normativa prevede anche una differenze nella tempistica di esibizione del libro unico: mentre il datore di lavoro deve adempiere in modo tempestivo, il consulente ha 15 giorni di tempo.
