Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali – con l’Interpello 2/2026 – ha fornito importanti chiarimenti sull’utilizzo di strumenti e piattaforme digitali per la consegna, compilazione e sottoscrizione dei documenti connessi all’instaurazione del rapporto di lavoro.
Il parere distingue nettamente due casistiche principali: i documenti meramente informativi e quelli che richiedono una dichiarazione di volontà o di scienza del lavoratore.
Documenti a contenuto informativo: ok all’area riservata aziendale
Per i documenti che non richiedono compilazione o dichiarazioni da parte del lavoratore (es. informative, prospetti, regolamenti), è confermata la possibilità di adempiere agli obblighi mediante il caricamento in un’area riservata di una piattaforma informatica accessibile al solo dipendente.
I requisiti da garantire:
- Identificazione sicura: accesso riservato con credenziali individuali,
- Accessibilità e disponibilità: possibilità per il lavoratore di visionare, conservare e stampare/scaricare i documenti,
- Integrità del documento: garanzia che il testo non sia alterato,
- Tracciabilità: tracciatura certa della data di messa a disposizione e dell’eventuale presa visione.
Note operative:
- È ammessa la conferma di presa visione riepilogativa per più documenti, purché il sistema registri distintamente date e accessi per ciascun file.
- L’eventualità che la piattaforma sia temporaneamente fuori servizio non proroga le scadenze di legge: il datore di lavoro deve prevedere modalità alternative di consegna in caso di disservizio.
Documenti con dichiarazioni del lavoratore: SPID/CIE non bastano senza Firma Elettronica
Per la documentazione che richiede una manifestazione di volontà o una dichiarazione del lavoratore (es. contratti, modulistica con scelte/dichiarazioni), il Ministero precisa che l’autenticazione tramite SPID o CIE garantisce solo l’identificazione elettronica del soggetto, ma non equivale ad apporre una firma.
Le condizioni per la validità legale (art. 20 CAD):
- Tipo di firma richiesta: i documenti devono essere sottoscritti con Firma Digitale, Firma Elettronica Qualificata (FEQ) o Firma Elettronica Avanzata (FEA), oppure formati mediante un processo informatico che ne garantisca sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità inequivoca all’autore;
- Firma Elettronica Avanzata (FEA): tra le soluzioni valide rientrano i processi di FEA (ai sensi del Regolamento eIDAS e delle regole tecniche del DPCM 22 febbraio 2013) dove il lavoratore, identificato tramite SPID/CIE, sottoscrive con un meccanismo sotto il suo esclusivo controllo (es. codice OTP su dispositivo personale);
- Esclusione della CNS: la Carta Nazionale dei Servizi (CNS) non è equiparabile a SPID e CIE ai fini del CAD per i privati, in assenza di espressa previsione normativa;
- Inapplicabilità dell’art. 65 CAD: le disposizioni dell’art. 65 riguardano esclusivamente i rapporti con la Pubblica Amministrazione e non si applicano direttamente ai datori di lavoro privati.
Adempimenti e controlli ispettivi
In sede di ispezione (INL), il datore di lavoro deve essere sempre in grado di dimostrare l’effettivo adempimento degli obblighi. Sarà fondamentale conservare le evidenze informatiche che provino la data di messa a disposizione e, laddove richiesto, la riconducibilità delle firme al lavoratore in conformità al CAD, al Regolamento eIDAS e alle Linee Guida AgID.
