Il Garante Privacy torna ad esprimersi in tema di videosorveglianza con le Faq pubblicate il 5 dicembre scorso nell’apposita sezione del sito internet, fornendo chiarimenti sulla corretta gestione degli adempimenti connessi alla tutela della privacy, i quali vanno ad innestarsi su quelli già previsti dallo Statuto dei lavoratori.
Riassumendo brevemente, il sopra richiamato Statuto dei lavoratori (Legge 300/1970), all’articolo 4, prevede la possibilità – per il datore di lavoro – di installare impianti e strumenti audiovisivi che consentano anche la possibilità di controllo a distanza dei lavoratori esclusivamente per esigenze:
- Organizzative e produttive,
- Inerenti la sicurezza sul lavoro,
- Connesse alla tutela del patrimonio aziendale.
Per poter procedere in tal senso, tuttavia, è necessario che lo stesso datore di lavoro proceda preventivamente a sottoscrivere un accordo con le Rsa/Rsu oppure – in mancanza di tale accordo – ottenga l’autorizzazione preventiva da parte dell’Inl.
Le successive modifiche apportate alla normativa dal Jobs Act, diversificano gli adempimenti da porre in essere a seconda del tipo di strumento utilizzato.
Nello specifico, l’installazione e l’utilizzo di impianti audiovisivi e di altri sistemi di videosorveglianza sottostanno obbligatoriamente all’accordo sindacale o all’autorizzazione dell’Inl preventivi.
Diversamente, per l’utilizzo degli strumenti di lavoro e di registrazione di accessi e presenze non è necessario alcun accordo o autorizzazione (sul punto leggi anche Impianti GPS, chiarimenti ministeriali).
Per entrambi gli strumenti, tuttavia, il datore di lavoro è tenuto a predisporre adeguata documentazione informativa sulle modalità di utilizzo, dei controlli effettuati e del rispetto della normativa sulla tutela dei dati personali.
Proprio sul rispetto della normativa sulla privacy va ad innestarsi l’intervento del Garante – anche alla luce delle nuove disposizioni introdotte dal Regolamento Europeo 2016/67.
In primis, viene chiarito che l’installazione di impianti di videosorveglianza non è soggetta ad alcuna autorizzazione da parte del Garante. Come anticipato in precedenza, per rispettare la normativa in materia di tutela dei dati personali, l’attenzione va posta fondamentalmente sulla documentazione informativa predisposta.
Così, i locali e le zone sottoposte a sorveglianza devono essere appositamente segnalati e la cartellonistica deve essere apposta prima che il personale possa avere accesso a tali aree.
Altro tema caldo riguarda le registrazioni effettuate dal sistema, che devono essere conservate esclusivamente per il periodo utile alle finalità per cui vengono realizzate. E’ il datore di lavoro stesso il soggetto tenuto all’individuazione dei tempi di conservazione delle immagini, considerando il contesto e le finalità del trattamento, nonché il rischio di ledere i diritti e le libertà delle persone fisiche.
Secondo il Garante, il datore di lavoro è tenuto a seguire il principio di minimizzazione dei dati e di limitazione della conservazione, operando la cancellazione degli stessi al massimo entro pochi giorni dall’acquisizione, possibilmente tramite modalità automatizzate. Più il periodo di conservazione viene prolungato oltre quello previsto (in particolar modo se eccede le 72 ore), più si rende necessaria una relazione ragionata sugli scopi e le necessità di conservazione.
Un ulteriore parametro che può essere considerato nell’individuazione del limite massimo di conservazione delle immagini è certamente la dimensione aziendale. Oppure, la conservazione può essere modulata sulla base degli orari di apertura della struttura (magari intensificata nel fine settimana). In altri casi la giustificazione della conservazione prolungata risiede nella necessità di far fronte a specifiche richieste dell’autorità giudiziaria o della polizia giudiziaria.
Un importante chiarimento fornito è anche quello per cui, per gli impianti c.d. falsi non si deve adempiere alla normativa in materia di tutela dei dati personali. Gli stessi restano, però, soggetti agli accordi/autorizzazioni preventivi.
Leggi le Faq Videosorveglianza del Garante Privacy
